Web Documental
SISTEMA WEB PARA LA ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS QUE HACEN PARTE DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD.
El sistema de gestión de la calidad tiene su soporte en el sistema documental, por lo que éste tiene una importancia vital en el logro de la calidad, que no es más que la satisfacción de las necesidades de los clientes.
La documentación es el soporte del sistema de gestión de la calidad, pues en ella se plasman no sólo las formas de operar de la organización sino toda la información que permite el desarrollo de todos los procesos y la toma de decisiones.
El uso de Internet e Intranet permite compartir información dentro y fuera de cualquier organización. Sin embargo, por sí solos estos medios no pueden cumplir los requisitos que establecen las normas internacionales de calidad como ISO 9001:2000.
- ¿Cómo asegurar que sólo usuarios autorizados consulten los documentos?
- ¿Quién actualizará el sitio cada vez que se aprueben cambios en los documentos?
- ¿Cómo se garantizará que esa persona realice las actualizaciones inmediatamente?
- ¿El archivo que está publicado se considera como el "oficial" o es una copia?
Estrategia Segura Ltda., dentro de su unidad de soluciones de productividad desarrolló una solución llamada WebDocumental, un sistema Web para la administración de documentos del Sistema de Gestión de la Calidad. Inicialmente desarrollado para organizaciones basadas en el modelo ISO 9000, administra cualquier tipo de documentos (Manuales, Procedimientos, Instructivos, Registros, entre otros.).
WebDocumental es la solución en ambiente web para la administración electrónica de los documentos, ya que permite aprovechar los recursos tecnológicos disponibles (redes, Internet, e-mail, entre otros) sin perder el control requerido por ISO.
Con WebDocumental tendrá una base de datos centralizada para políticas, procedimientos, instructivos, formatos, normas, leyes, reglamentos, memorandums, especificaciones, registros, etcétera. Éstos pueden ser creados en cualquier software como MS Office, AutoCAD, Lotus o Visio.
Una vez se almacenan en la base de datos, solamente se tiene acceso a ellos a través de la Interfax web de -WebDocumental (no por Explorador de Windows), lo cual garantiza la seguridad de los documentos publicados.
WebDocumental maneja un modelo de seguridad que permite parametrizar que usuarios y/o grupo de usuarios pueden o no acceder a los documentos garantizando un nivel adecuado de seguridad. Cada usuario tendrá una username y una contraseña que le permitirán consultar solamente los documentos que le correspondan. Para ver un documento basta con dar un clic en la carpeta y luego dar clic en el nombre del documento para poder visualizarlo.
La presentación de los documentos se realiza de manera jerárquica (Tipo Árbol) con la posibilidad de crear un ilimitado número de niveles o secciones, estas secciones se podrán dividir con base en departamentos, proyectos, procesos, líneas de producción, entre otros.
Para que los documentos sean consultados obviamente primero tienen que ser elaborados (en cualquier software y luego ingresados en -WebDocumental. Para esto, se llena una ficha bibliográfica que contiene código, título, fechas de aprobación y expiración, autor, requisito de la norma que cumple, etcétera. Se pueden agregar tantos campos personalizados como sea necesario.
Los documentos se pueden publicar en su formato original (MS Word) o se podría convertir de manera automática a formato PDF (con pdfcreator -software gratuito-) y con ello podrá bloquear las funciones de imprimir, copiar y pegar.
La búsqueda de documentos nunca fue tan fácil: solo teclee la palabra que desee encontrar, ya sea por información específica (como título, código o autor) o dentro de los documentos y el software traerá un listado de coincidencias, acompañadas de un resumen del contenido y datos adicionales.
BENEFICIOS
- Al implementar WebDocumental su organización obtendrá los siguientes beneficios:
- El personal apropiado tiene acceso a la información y ésta siempre estará actualizada.
- El acceso a los documentos, así como su modificación se llevan a cabo de manera fácil y controlada.
- La distribución es inmediata y fácilmente controlada, con la opción de obtener o no copias impresas.
- Desde locaciones remotas se puede tener acceso a los documentos controlados.
- El retiro de los documentos obsoletos es fácil y eficaz.
- La interfaz WEB facilita el acceso a los documentos, ya que hoy en día la gente está más acostumbrada al Internet para buscar información. Esto motivará su uso.