My Intranet

NUESTRO SOFTWARE DE GESTIÓN DE CONTENIDOS PARA LA ADMINISTRACIÓN DE PORTALES INTRANET.

Una Intranet es una estrategia de negocio enfocada a mejorar la comunicación organizacional y facilitar la gestion de procesos empresariales.

MyIntranet es una solución que mejora la productividad de su empresa y fortalece los canales de comunicación dentro de la organización, ya que posibilita que los propios usuarios sean los encargados de ingresar información en ella. En la Intranet Corporativa usted puede publicar noticias, novedades, eventos, directorio de empleados y en general toda la información de su organización para que este al alcance de sus funcionarios de forma sencilla y rápida, lo que le permite compartir el conocimiento entre todos los miembros de su organización.

MyIntranet se constituye en el punto único de acceso a la información y los sistemas de su organización. MyIntranet se integra con autenticación de directorio activo de MS Windows 2000 /2003 Server.

BENEFICIOS

Los principales beneficios de usar MYIntranetSC dentro de su organización son:

Productividad Este producto está diseñado para que los usuarios dueños de la información sean los encargados de publicar y compartir organizadamente la información. La información Corporativa podrá tener una mejor presentación y un fácil acceso por parte de los usuarios y/o empleados de la compañía, mejorando la comunicación interna.

Organización MYIntranet, al convertirse en el repositorio oficial de la información de su empresa, permite a los miembros de la organización acceder a toda la documentación durante las 24 horas del día y dispuesta en un único lugar. Incorpora además, herramientas de búsqueda que permiten un acceso rápido y eficiente a los contenidos. La intranet organiza, además, la distribución de una empresa, ya que cada división puede tener su apartado en la intranet. Se puede organizar también una lista de encuentros y reuniones a la que cada empleado podrá acceder rápidamente, planificando así las reuniones de empresa de una forma más eficaz. Se mejora de esta forma la comunicación entre todos los trabajadores, y las sugerencias, peticiones o cualquier comunicación en general, se realiza de una forma más rápida y eficiente.

Seguridad MYIntranet permite definir permisos para el ingreso a sus módulos: por grupos de usuarios y por usuarios particulares. Definiendo roles funcionales, se puede precisar a los usuarios que tendrán acceso a algún tipo de información. MYIntranet, permite integrar el modelo de autenticación con los servicios de directorio activo de Ms Windows 2000 Server ó MS Windows 2003 Server.

Modular MYIntranet es un conjunto de módulos funcionales que operan sobre un entorno de usuarios autorizados. Esta estructura permite la incorporación de herramientas y de sistemas desarrollados a la medida, que funcionen sobre este mismo ambiente de trabajo.

Centralización de la Información. Se puede publicar manuales, planes de acción, procedimientos, material de formación, folletos de marketing y productos, listas de precios, información comercial, anuncios, promociones etc. Y son accesibles para los empleados de forma inmediata, y con un ahorro considerable respecto a los métodos clásicos, notas informativas, etc. Además cualquier actualización de datos es inmediata y no supone ninguna carga para la empresa como los métodos tradicionales. Es posible enlazar el correo corporativo, el sistema de Help Desk y otros aplicativos Web para ser accesados desde la Intranet.

El personal interno se beneficiara de la disponibilidad de la información y el fácil acceso a la misma todo el tiempo.

Mejora de procesos Organizacionales. Este nuevo ambiente Web tiene un gran impacto. Las Intranets permiten a una Organización gastar menos tiempo en cosas que no agregan valor, como la búsqueda de información para resolver un problema. La productividad se incremente a medida que el conocimiento corporativo es más accesible y la información más precisa. La flexibilidad en el tiempo de entrega del conocimiento se gana a medida que la información siempre esté a un click de distancia. Las Intranets abren un espacio en donde las fronteras son más pequeñas y el intercambio de información es estimulado. Esto lleva a unos empleados mejor informados y con la habilidad de tomar mejores y más rápidas decisiones. Al final, se termina logrando una mayor productividad y más tiempo para incrementar las ganancias.

  • Mejoramiento de la toma de decisiones
  • Usuarios empoderados
  • Construcción de una cultura de colaboración
  • Procesos de aprendizaje más fáciles
  • Eliminación de la burocracia
  • Mejoramiento de la calidad de vida en el trabajo
  • Mejoramiento de la productividad

¿Que es un administrador de Contenido?

Hoy en día los requerimientos de manejo y consolidación de información para las organizaciones se han transformado en una necesidad, el poder concentrar este contenido bajo un mismo ambiente Organizado, Estructurado y Codificado dado ciertos requerimientos específicos es una ventaja competitiva que va a permitir alcanzar las metas y objetivos de comunicación. Un buen administrador de contenido debe ofrecer esto y debe ser capaz de crecer y transformarse para cumplir con las nuevas necesidades del medio.

Un administrador de contenido es una herramienta Web que permite manejar todo el contenido del sitio de una manera dinámica, fácil e intuitiva. Por medio de esta herramienta los usuarios de la organización pueden administrar directamente su contenido, sin la necesidad de un intermediario para la administración del sitio, Permitiéndole así ahorrar gastos a la organización.

El Administrador de contenido le permite controlar todo el contenido de su Intranet, de esta manera es usted quien decide qué textos e imágenes insertar en sus páginas, así como el momento en que esta información debe ser reemplazada sin depender de terceros para que actualicen la información de su página Web.

Características

Administración del Menú del Portal Intranet

La aplicación Web maneja los siguientes niveles de acceso:

  • Usuarios
  • Grupos de usuarios,
  • Permisos.

Es posible definir para un usuario o un grupo de usuarios qué documentos, módulos o secciones pueden o no tener acceso.

Administrador de la Seguridad del Portal

No es necesario tener amplios conocimientos en lenguajes para creación de páginas Web, tales como el HTML. El editor de noticias y páginas maneja un ambiente similar al Microsoft Word, lo que lo hace amigable y sencillo de manejar por los usuarios. Carga textos e imágenes directamente desde el mismo editor, así que no requiere cargar el texto e imágenes desde programas distintos o FTP's.

Las noticias, clasificados y demás notas de interés ingresadas, quedan actualizadas automáticamente en toda la plataforma, sin dar tiempo de espera para cambios. Las noticias o páginas montadas a través del Administrador de Contenidos pueden tener, además de imágenes y texto, tablas, enlaces a otras páginas dentro o fuera del portal, documentos adjuntos (tales como presentaciones en PowerPoint o documentos en PDF), audio y video adjunto, presentaciones Flash, entre otros.

Ventajas Técnicas

Si comparamos nuestra plataforma con otras que se ofrecen en el mercado, ésta posee las siguientes ventajas:

Interfaz Amigable.

La administración es ágil y sencilla, ya que la compañía no deberá realizar tareas de programación y configuración de archivos.

Procesos Sencillos.

Todo el proceso de publicación se reduce a 3 pasos muy sencillos, tales como son: consecución de la información, edición y montaje de la misma.

Código Fuente

Estrategia Segura como desarrollador de la plataforma, cuenta con el código fuente de las aplicaciones y podrá hacer las modificaciones y mejoras que el cliente requiera de acuerdo a sus necesidades.

Escalabilidad

Nuestra plataforma presenta un desarrollo Modular, lo que permite agregar fácilmente otros productos y soluciones tales como: Newsletter, Chats, Foros de Discusión, entre otros. Esto hace que todo el portal crezca tanto como la compañía lo desee y que posea tantas aplicaciones como quieran.

Seguridad

Nuestra plataforma permite la implementación de códigos de acceso a cada una de sus aplicaciones, esto hace que se restrinjan los accesos a usuarios que ingresen con fines delictivos.

Flexibilidad

El Administrador de contenido, no permite realizar cambios en plantillas e imágenes de fondo tales como los logos modificando el código fuente. Es decir, la compañía que adquiere el software no podrá realizar estos cambios, evitando que los administradores de la plataforma, por error, puedan eliminar las imágenes y formatos de aparición de la información.

Base de Datos

Es una de las herramientas más importantes para la operación de cualquier portal en Internet, por lo que se recomienda seleccionarla cuidadosamente. Para nuestro Administrador de Contenido recomendamos el trabajo con MS SQL Server.

Se considera vital, elaborar una proyección del crecimiento estimado en tiempo y número de registros de la base de datos, el cual debe ser compatible con el número de registros que en total soporta la base de datos; de lo contrario, cuando crezca el número de usuarios, la base de datos puede paralizarse.

Administración Segura: El usuario para modificar el contenido del sitio debe identificarse con su nombre de usuario y clave. Para terminar la sesión, hace clic en el botón salir y esto hace que el sistema "pierda la memoria" y vuelva a pedir la clave en caso de cualquier intento de ver o modificar la información. El administrador del sitio define que usuarios pueden ver o editar la información de las diferentes secciones del portal. Existen dos tipos de roles en el sistema: Los usuarios y los administradores. Cada uno de ellos puede tener acceso a diferentes categorías, según indique él o los administradores principales.

Sistema De Búsqueda: El sistema permite hacer búsquedas avanzadas de información de interés.


CARACTERÍSTICAS TÉCNICAS DE MYINTRANET

Motor de base de datos

Puede utilizarse una de los siguientes motores de bases de datos:

MS SQL Server 2005 / Superior.

Servidor web
Internet Information Server

Sistema Operativo
MS Windows 2003 Server.

Tecnología de desarrollo

MyIntranet esta desarrollado utilizando tecnologías ASP.NET bajo C# un lenguaje potente orientado a objetos para ejecutar código en el servidor con todas las ventajas que eso conlleva.
Páginas compiladas con todas las ventajas que eso conlleva.

Posee Sistema de Gestión de Contenidos.
Si.

Modo de Licenciar Motor Base de datos

MS SQL Server 2005 Express es una versión gratuita.
La versión estándar requiere licenciamiento.

Herrramientas de diseño utilizadas

Flash, Dreamweaver, Fireworks.

MÓDULOS INCLUIDOS EN EL PORTAL.

Versión Estándar

Los módulos incluidos en la versión estándar de nuestro sistema de gestión de contenidos son:

1. Directorio de Empleados.

En esta sección se puede publicar la información de los empleados de la compañía, organizados por áreas. El Directorio de Empleados permite visualizar el listado completo de los empleados de la organización, indicando datos personales, localización y cargo en la empresa. Además se tiene la opción de publicar la fotografía del empleado.

2. Administración de la seguridad del Portal

Este sistema permite la creación de usuarios en el portal, asignación de permisos.

3. Noticias.

Esta sección permite publicar noticias de interés. Para este módulo se tiene un evento de rotación de las noticias publicadas. Las noticias se pueden ocultar, editar, borrar, ordenar.

4. Novedades.

Esta sección permite publicar novedades sobre productos, servicios. Las novedades se pueden ocultar, editar, borrar, ordenar.

5. Menú de navegación administrable.

Permite Definir la navegación a través del portal y el acceso a páginas y módulos del Portal. EL menú permite adicionar, editar, borrar, ocultar botones.

6. Creación y administración de  Ilimitado número de páginas.

Permite agregar/eliminar las páginas del portal en línea, mediante un editor parecido al Microsoft Word, se pueden insertar textos, tablas, imágenes, objetos de flash, animaciones, pega textos, etc. En las páginas se pueden crear links a páginas internas del portal o a páginas externas.

7. Clasificados

Este módulo permitirá que los usuarios publiquen clasificados relacionados con productos y/o servicios que deseen ofrecer a través del portal. Los mismos pueden ser agrupados por categoría.

8. Encuestas Cerradas (una sola pregunta, una sólo opción de respuesta)

El sistema permite programar una encuesta sobre algún tema de interés, y se puede activar o desactivar según lo determine el encargado de administrar este sistema, de esta forma los usuarios pueden diligenciar la encuesta y/o luego ver los resultados gráficamente. Se puede definir el tiempo de duración de la encuesta.

9. Galería de Imágenes.

Este modulo permite almacenar imágenes, para que los usuarios puedan observarlas y descargarlas.

10. Agenda de Eventos

Este modulo permite manejar un cronograma de eventos, donde se pueden colocar lugar, descripción, datos de solicitud de información, etc. Los cuales pueden ser consultados por los usuarios del sitio Web.

11. Mapa de navegación.

Esta utilidad permite al usuario visualizar la estructura de navegación al portal Web, y permite que éste seleccione acceda directamente a una de las secciones y/o páginas del portal.

12. Administración de banners.

Este modulo permite manejar y modificar los banners en las diferentes paginas de la Intranet, muy útil cuando se pauta o se desea personalizar los banners para cada sección, para promocionar nuevos servicios, productos, eventos, etc.

13. Estadísticas de acceso a las páginas.

Este modulo lleva estadísticas de todos los accesos a las páginas del portal.

14. Foros de discussion

Este módulo Facilita el desarrollo de foros de discusión, en torno a temas de interés entre los diferentes públicos del portal convirtiéndose en una sección interesante para consulta y debate. Cada foro tiene manejo de múltiples temas, fechas de inicio y conclusiones

15. Administración de Documentos.

Este modulo permite que los usuarios con lo debidos permisos puedan crear carpetas, subcarpetas y publicar documentos, en un esquema centralizado y seguro. Todos los documentos de la empresa estarán ubicados en solo repositorio oficial.

16. Módulo de Links de Interés.

Permite administrar la sección de links de interés, los cuales pueden tener la descripción de cada link y su correspondiente enlace.

17. Cumpleaños.

La Intranet publicará de manera automática la información de cumpleaños de los empleados.

18. Motor de Búsqueda.

El motor de búsqueda permite hacer búsquedas de contenidos en el portal.

MyIntranet Versión Enterprise

Además de los módulos de la versión estándar, la enterprise incluye los siguientes:

Chat

Permite interacción Chat, así los usuarios hacer preguntas o interactuar con otros funcionarios de su compañía.

Administración de formularios de encuestas.

Permite hacer encuestas con múltiples preguntas y con múltiples opciones de escogencia.

Opinión de usuarios.

Con esta funcionalidad los usuarios registrados pueden realizar comentarios personales sobre las secciones que lo permitan (Noticias, novedades, artículos).

Estadísticas más elaboradas.

Esta funcionalidad del permite gráficamente tener información acerca de las visitas a las páginas/ secciones del portal

Anexo:

¿Qué información debería publicarse en la Intranet?

Las Intranets son útiles para alinear una Organización. pero, que tipo de aplicaciones se deberían implementar?. En las siguientes líneas ofrecemos algunos ejemplos de aplicaciones que están siendo implementadas en las intranets corporativas. Estas son un pequeño subconjunto de los tipos de aplicaciones que pueden ser desarrolladas. Utilice éstas listas para darle impulso a sus ideas!

Recurso Humano (RRHH)

Los departamentos de Recurso Humano son unos de los más entusiastas desarrolladores de aplicaciones para Intranet, principalmente por las grandes cantidades de procesos basados en papel que pueden ser trasladados a una interfaz Web. Ejemplos de contenidos y aplicaciones posibles:

  • Agenda del empleado
  • Directorio telefónico/email
  • Información interactiva de beneficios
  • Encuestas
  • Oportunidades de empleo
  • Diagramas Organizacionales
  • Boletines
  • Entrenamiento para nuevos empleados
  • Páginas personalizadas para cada empleado
  • Ventas y Mercadeo

En un ambiente tan competitivo como el actual, tener un acceso rápido a información precisa puede ser crucial para los equipos de ventas y mercadeo. Puede ser la diferencia entre hacer una venta o dar la oportunidad al cliente de mirar otras ofertas.

Una Intranet debe involucrarse en ese tema, brindando un ambiente donde las descripciones de productos, literatura de ventas, análisis de mercado y la investigación estén a un click de distancia.

Algunas posibles aplicaciones:

  • Demos de productos y discursos comerciales
  • Tablas de precios
  • Proyecciones de ventas y reportes
  • Administración de contactos de venta
  • Administración de prospectos y leads
  • Investigaciones de mercado
  • Retroalimentación
  • Prospectos
  • Comunicados de prensa
  • Colaboración en el equipo de ventas
  • Calendarios
  • Entrenamiento multimedia en ventas
  • Investigación de la competencia

Sistemas de Información

Muchas aplicaciones se usan para soportar los procesos de los sistemas de información corporativos. Algunas aplicaciones soportan las necesidades básicas del empleado y algunas se extienden a los partners, convirtiendo el equipo de Tecnología, IT o Sistemas de Información, en un elemento rentable. Algunos ejemplos:

  • Desarrollo y entrega de software y aplicaciones
  • Documentación para usuarios
  • Soporte técnico y helpdesk
  • Administración de redes
  • Repositorios de información y conocimiento
  • Recursos en Internet
  • Agenda de recursos físicos
  • Repositorios de Políticas técnicas y de seguridad
  • Entrenamiento multimedia
  • Preguntas más frecuentes, guías de publicación
  • Acceso a sistemas de comunicación corporativos

Área ejecutiva y corporativa

Al desarrollar un sistema de información para ejecutivos, es necesario definir la naturaleza de las labores de los ejecutivos. Estos roles se pueden dividir en tres categorías:

Roles interpersonales: Quien dá la cara, los líderes.

Roles de información: Quienes comunican e informan.

Roles de decisión: quienes negocian y tienen capacidad de decisión.

Las Intranet son muy efectivas para asistir a éste tipo de ejecutivos en lograr que sus roles y actividades sean más eficientes, así como permitiendo la comunicación con los empleados internos. Ejemplos de contenidos y aplicaciones:

  • Información interna de los departamentos
  • Información de aliados y socios de negocios
  • Minutas y Actas de reunión
  • Análisis y rastreo de acciones y valores de bolsa
  • Investigación y análisis de negocios
  • Investigación legal e impuestos
  • Métricas del negocio
  • Calendarios en línea para las actividades diarias
  • Aplicaciones "groupware" que la compañía usa con sus consultores y socios estratégicos externos para colaborar en proyectos particulares
  • Grupos de noticias privados para socios estratégicos para compartir ideas y discutir planes
  • Sitios personalizados con links, clima y tráfico

Servicio al cliente

Esta sola sección hace que muchas Intranets comiencen su camino hacia Extranets, con el fin de interactuar directamente con los clientes. Un buen ejemplo de cómo las Intranets están siendo niveladas para soportar el servicio al cliente es la extensión que hizo Fedex y UPS en Internet para dar a sus clientes información sobre el camino de sus envíos.

Una Intranet o Extranet pueden permitir al cliente ayudarse a sí mismo o al equipo de soporte para encontrar una respuesta más rápido. Ya están lejos los días en que se pone a un cliente a esperar música al teléfono mientras se buscaba en el archivo de papeles para una solución. Ejemplos de posible contenido o aplicaciones:

Registro y actualización de información del cliente

Registro y rastreo de órdenes de compra

Información en línea (bases de datos de clientes, inventario, suministros)

Registro y seguimiento de problemas

Preguntas más frecuentes de los clientes

Área Financiera

Los departamentos de finanzas y contabilidad emiten información crucial para la Organización. Una Intranet para Contabilidad crea una plataforma centralizada, estándar y abierta para publicar información de éste tipo, e incluso se puede pensar en desarrollar un método interactivo para procesar transacciones con otros departamentos, empleados o socios estratégicos.

  • Cuentas por pagar/cobrar.
  • Nómina
  • Comercio electrónico
  • Requisiciones electrónicas
  • Reportes financieros
  • Normas y procedimientos
  • Prepuesto
  • Reportes de gastos y viáticos
  • Reporte por unidad y planeación estratégica 

Otros Productos Web Que Ofrecemos

Estrategia Segura esta en la capacidad de  implementar las siguientes soluciones Web:

  • Portales de Internet.
  • Software de CRM.
  • Software de Marketing.
  • Software de Help Desk.
  • Software de Servicio al cliente.
  • Software de Administración de proyectos.
  • Software de Indicadores.
  • Software de administración de la calidad ISO 9000.
  • Software de Planeación estratégica.
  • Software de Gestión por competencias.

Usted ya conoce nuestros servicios, ahora contáctenos para encontrar el soporte y la solución adecuada para su empresa.
Un equipo de especialistas esta listo para asesorarlo.